Порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц
в Шарковщинском районном исполнительном комитете

Все поступившие в Шарковщинский районный исполнительный комитет (далее- райисполком) письменные и электронные обращения передаются в день поступления в сектор по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома (далее-сектор).

Поступившие в райисполком письменные и электронные обращения проверяются работниками сектора на соответствие требованиям Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон), анализируются по содержанию и тематике, а также на предмет повторности для внесения предложений о направлении обращений в государственные органы, организации для рассмотрения по существу в соответствии с их компетенцией с соблюдением принципа первоначального рассмотрения обращения на местах либо об оставлении обращений без рассмотрения по существу.

В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей должностными лицами сектора в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

При приеме письменных обращений, поступивших по почте, должностными лицами сектора проводятся проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов и сверка по реестрам заказной корреспонденции. Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

Поступившие в райисполком обращения регистрируются должностными лицами сектора.

Обращения, ошибочно доставленные в райисполком, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой «Ошибочно доставлено».

При поступлении в райисполком электронных обращений на адрес электронной почты райисполкома rik@sharkovshchina.vitebsk-region.gov.by либо посредством специальной электронной рубрики «Электронное обращение», размещенной на официальном Интернет-сайте райисполкома, работником сектора создаются их бумажные копии и регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

При поступлении в райисполком более десяти электронных обращений аналогичного содержания от разных заявителей создаются бумажные копии десяти обращений, которые регистрируются под одним регистрационным индексом.

Регистрация письменных обращений осуществляется в райисполкоме с использованием автоматизированной регистрационно-контрольной формы.

Сопроводительные письма к обращениям, направленным в райисполком государственными органами, организациями, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.

В случаях, когда государственному органу, организации, направившим обращение в райисполком, требуется сообщить результаты его рассмотрения, на сопроводительных письмах проставляется штамп «Контроль», а в регистрационно-контрольную форму вносятся сведения о необходимости информирования соответствующего государственного органа, организации.

Повторным обращениям при их поступлении в райисполком присваивается очередной регистрационный индекс и в правом верхнем углу первой страницы обращения проставляется штамп «Повторно». При регистрации повторных обращений к ним приобщаются все предшествующие обращения, поступившие в течение трех лет.

Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

При подаче заявителем в райисполком нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются должностными лицами сектора председателю, первому заместителю председателя, заместителям председателя райисполкома, управляющему делами райисполкома. Поручения руководства райисполкома по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций.

Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает руководство райисполкома. Данное решение оформляется в форме резолюции.

По письменному, электронному обращению руководством райисполкома принимается одно из следующих решений:

о рассмотрении обращения по существу в райисполкоме;
о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.

Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются сектором заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.

Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется сектором на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.

Рассмотрение по существу письменных, электронных обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в райисполкоме по решению руководства райисполкома.

Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается руководством райисполкома на основании заключений, подготовленных структурными подразделениями райисполкома в соответствии с их компетенцией, завизированных начальником (заместителем начальника) отдела и при необходимости заведующим юридического сектора райисполкома.Уведомление заявителя об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается должностным лицом, принявшим соответствующее решение, или уполномоченным им должностным лицом.

В случае получения письменного заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения обращения принимается руководством райисполкома. Сектором заявителю возвращаются оригиналы документов, приложенных к обращению.

Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается руководством райисполкома.

Руководством райисполкома по результатам проверки сведений, содержащихся в жалобе заявителя, который не удовлетворен результатами рассмотрения его обращения в сельисполкомах, подчиненных (подотчетных) организациях, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдается обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее - предписание).

Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона. Руководство райисполкома может устанавливать сокращенный срок рассмотрения обращения.

Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10,15 и 17 Закона.

Контрольный срок рассмотрения обращения – 15 дней. Руководством райисполкома может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения. В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается руководством райисполкома на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.

Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом (протоколом).

При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.

Повторные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений райисполкома, признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу принимаются руководством райисполкома на основании заключений, подготовленных (подписанных) руководителем структурного подразделения райисполкома, ответственного за рассмотрение предыдущего обращения, завизированных заведующим юридического сектора райисполкома. К заключению прилагается проект уведомления заявителю.

В случае если повторное обращение поступило в райисполком из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, руководителем структурного подразделения райисполкома, ответственного за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.

Исполнителями представляются в сектор для направления на доклад руководству райисполкома проекты ответов заявителям, государственным органам, организациям, средствам массовой информации, у которых рассмотрение обращений находится на контроле, о результатах рассмотрения обращений, материалы, содержащие заключения по изложенным в обращениях доводам и обстоятельствам, с приложением подтверждающих документов, а также сведения о мерах, принятых по решению вопросов, изложенных в обоснованных обращениях.

Датой ответа заявителю является дата его подписания.

Письменные ответы (уведомления) на письменные, электронные обращения, подписанные руководством райисполкома, направляются заявителям должностным лицом сектора по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением или в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.

Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, остаются в делопроизводстве райисполкома.

Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний, осуществляется сектором.

Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на руководителей структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, организаций.

Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона.

Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в райисполком, принимаются руководством райисполкома. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в райисполкоме на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока - в сроки, установленные руководством райисполкома.

На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме.

После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений райисполкома, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве райисполкома, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.